„Baltic Ground Services“ paslaugų sąskaitų išrašymą perkėlė į „Microsoft Dynamics 365 Business Central“, nekeisdama operacinės platformos, kurią komandos jau naudojo kasdieniame darbe. „Agmis“ suprojektavo ir sukūrė integraciją, per kurią degalų pylimo, antžeminio aptarnavimo, apledėjimo šalinimo ir nenumatytų paslaugų duomenys dabar pasiekia ERP vienu kontroliuojamu ir atsekamu procesu.
„Baltic Ground Services“ (BGS) teikia aviacijos antžemines paslaugas – nuo orlaivių degalų pylimo ir antžeminio aptarnavimo iki apledėjimo šalinimo perone. Paslaugos operacinėje sistemoje registruojamos jas suteikiant, o finansų komanda šiuos įrašus turi paversti sąskaitomis faktūromis, kurias apmokėtų oro linijos ir kurios atitiktų audito reikalavimus. Būtent šį perdavimą – nuo operacinio įrašo iki ERP – ir išsprendė šis projektas.
Operacinės platformos sujungimas su ERP savaime nėra nauja inžinerinė problema. Kur kas sudėtingiau buvo užtikrinti, kad kiekviena sąskaita būtų teisinga ir patikima, nors pirminėje sistemoje per daugelį metų buvo sukaupta daug sudėtingos paslaugų logikos – ir kad toks patikimumas išliktų tuomet, kai duomenis pradeda vertinti finansų komanda ir auditoriai.
Operacinėje platformoje per daugelį veiklos metų buvo sukaupta daug sudėtingos ir individualios verslo logikos. Standartinės jungties nepakako, todėl integraciją reikėjo suprojektuoti ir įgyvendinti būtent šiai aplinkai.
Degalų pylimo, antžeminio aptarnavimo, apledėjimo šalinimo ir neplanuotos paslaugos kainuojamos bei tvirtinamos skirtingai. Suvienodinus jas į vieną bendrinę eilutę, sąskaitos neatitiktų realaus įmonės paslaugų pardavimo modelio.
Operaciniai duomenys neretai koreguojami jau po paslaugos suteikimo. Tačiau sąskaitai pasiekus ERP, nepastebimi pakeitimai nėra priimtini nei finansų komandai, nei auditoriams, todėl pataisymams reikėjo aiškaus ir matomo proceso.
Degalų pylimo įrašas be priskirto kainoraščio neturi pasiekti ERP. Be kontrolės šiame etape neįkainota paslauga gali patekti į sistemą ir virsti klaidinga sąskaita, kurią vėliau reikės ieškoti ir taisyti.
Finansų komanda norėjo peržiūrėti paslaugų duomenis dar prieš juos perduodant į ERP, o ne aptikti problemas jau po fakto ir jas taisyti. Todėl keisti reikėjo ne tik duomenų perdavimą, bet ir patį darbo procesą.
Sąskaitų išrašymas vyksta greta visą parą veikiančių perono operacijų. Integraciją reikėjo įdiegti nepertraukiant realiu laiku vykdomų paslaugų ir nesutrikdant operacinės sistemos, nuo kurios komandos priklauso kasdieniame darbe.
Kiekvienas modulis buvo kuriamas ankstesnio pagrindu, todėl klientas pirmiausia gaudavo veikiančią ir kontroliuojamą vienos paslaugų kategorijos sąskaitų išrašymo eigą, o tik tada buvo pridedama kita. Taip išvengta vienkartinio, didelės rizikos perėjimo.
Sukurtas saugus prisijungimas prie „Business Central“, API struktūra, pardavimo užsakymo užklausos objektas ir kiekvienam klientui susieti „Business Central“ bei kliento kodai. Ryšys buvo patikrintas dar prieš perduodant pirmuosius paslaugų duomenis.
Sukūrėme saugų ir patikimą ryšį tarp kliento operacinės sistemos ir „Business Central“.Degalų pylimo duomenys susiejami ir perduodami į „Business Central“ kaip pardavimo užsakymai, o po išsiuntimo įrašai automatiškai užrakinami.
Degalų pylimo sąskaitų duomenys į „Business Central“ keliauja automatiškai, o neįkainotas įrašas neišsiunčiamas.Sukurta nauja sąsaja, kurioje darbuotojai pasirenka klientus ir laikotarpį, sugeneruoja patvirtinimą, jį peržiūri ir tik tada perduoda duomenis į „Business Central“. Išsiuntus duomenis, jie užrakinami, o visas procesas remiasi jau turimomis kliento ataskaitomis.
Darbuotojai peržiūri pasirinktą laikotarpį, vienu veiksmu patvirtina duomenis, o išsiuntus jie užrakinami.Apledėjimo šalinimo paslaugos susiejamos ir perduodamos į „Business Central“ tuo pačiu kontroliuojamu procesu, o susiję įrašai užrakinami. Taip žiemos operacijos apskaitomos per procesą, kuriuo finansų komanda jau pasitiki.
Žiemos operacijos apskaitomos tuo pačiu patikimu procesu.Neplanuotos ir nenumatytos paslaugos susiejamos, užrakinamos ir perduodamos į „Business Central“, todėl darbai, kurie anksčiau neturėjo aiškaus sąskaitų išrašymo proceso, dabar turi struktūruotą kelią iki sąskaitos faktūros.
Net ir nenumatytos paslaugos turi aiškų kelią iki sąskaitos faktūros.Integracija buvo projektuojama pirmiausia galvojant apie kontrolę, o ne vien apie duomenų perdavimo greitį. Paslaugų duomenys į „Business Central“ patenka tik per procesą, kurį finansų komanda gali peržiūrėti, o juos perdavus duomenys negali nepastebimai pasikeisti.
Kainodaros patikra prieš perduodant duomenis. Degalų pylimo įrašas be priskirto kainoraščio sustabdomas, o atsakingi darbuotojai apie tai informuojami. Neįkainoti duomenys ERP nepasiekia, todėl trūkstama kaina negali virsti klaidinga sąskaita.
Žmogaus patvirtinimas prieš siunčiant. Antžeminio aptarnavimo ir apledėjimo šalinimo duomenys sugeneruojami už pasirinktą laikotarpį, peržiūrimi ir patvirtinami darbuotojo, o tik tada siunčiami į „Business Central“. Finansų komanda duomenis patikrina dar prieš juos užregistruojant.
Automatinis užrakinimas po išsiuntimo. Išsiuntus įrašai užrakinami, o degalų pylimo duomenys užrakinami praėjus nustatytam laikui. Taip operaciniai duomenys negali būti nepastebimai pakeisti jau užregistravus sąskaitą.
Pataisymai su visa audito istorija. Koreguojant užrakintus duomenis, pradinis įrašas atšaukiamas, o naujasis su juo susiejamas. Tiek senosios, tiek naujosios reikšmės lieka matomos. Degalų pylimo atveju važtaraščio numeris išlieka tas pats.
Aiški būsena visuose moduliuose. Naudotojai mato aiškius būsenos indikatorius, pavyzdžiui, „išsiųsta“ arba „išjungta“, todėl visada aišku, kurie įrašai jau pasiekė „Business Central“, o kurie dar liko kliento sistemoje.
Esama sistema išlaikoma, o ne kuriama iš naujo. Integracija panaudoja jau turimas kliento ataskaitų struktūras ir nekeičia pačios operacinės sistemos, todėl per daugelį metų joje sukaupta paslaugų logika ir ją naudojančios komandos gali toliau dirbti kaip įprasta.
Sąsaja tarp perono operacijas valdančios platformos ir finansų apskaitos sistemos – sukurta kaip individualios programinės įrangos kūrimo projektas, išlaikant esamą kliento operacinę logiką.
Nuo metų pradžios klientas „Business Central“ sistemoje naudoja aiškų ir struktūruotą sąskaitų išrašymo procesą. Toliau pateikiama nauda yra kokybinė – ją lėmė aukščiau aprašyti projektavimo sprendimai ir patvirtino paties kliento komandos.
Vienas struktūruotas procesas visų paslaugų rūšių – degalų pylimo, antžeminio aptarnavimo, apledėjimo šalinimo ir nenumatytų darbų – sąskaitoms išrašyti vietoje skirtingos procedūros kiekvienai kategorijai.
Darbuotojai paslaugų duomenis patvirtina dar prieš jiems pasiekiant ERP, todėl finansų komanda peržiūri tai, kas bus užregistruota, o ne taiso tai, kas jau pateko į sistemą.
Užrakinti duomenys ir susieti pataisymai finansų komandai bei auditoriams suteikia aiškią istoriją: kuo buvo pagrįsta sąskaita, kas pasikeitė ir kokia buvo ankstesnė reikšmė.
Įrašai be kainos sustabdomi dar prieš jiems galint virsti klaidingomis sąskaitomis, o operacinė sistema apsaugoma nuo nepastebimų jau užregistruotų duomenų pakeitimų.
Klientas išlaikė turimą operacinę sistemą ir kartu gavo modernią ERP. Nereikėjo iš naujo kurti operacinių procesų, perkvalifikuoti perono komandų ar trikdyti realiu laiku teikiamų paslaugų.
Pagrindinė integracijos struktūra, susiejimai ir patvirtinimo modelis gali būti naudojami pakartotinai, todėl papildomos paslaugų kategorijos ar naujos lokacijos gali būti prijungiamos prie „Business Central“ tuo pačiu principu.
Pastaba: šiame projekte pateikiamas patvirtintas rezultatas – realiai veikiantis, struktūruotas sąskaitų išrašymo procesas „Business Central“ sistemoje – ir kliento įvardyta kokybinė nauda. Veiklos rodiklių, tokių kaip sutaupytas laikas, klaidų dažnis ar sąskaitų kiekis, nepateikiame, nes jie nebuvo patvirtinti.
Antžeminio aptarnavimo įmonės dažnai mano, kad perėjimas prie modernios ERP reiškia būtinybę atsisakyti operacinės sistemos, į kurią investuota daugelį metų. Šis projektas parodė priešingai: esama platforma liko, sąskaitų išrašymo logika buvo integruota, o finansų komanda gavo modernią sistemą. Jei jūsų operacinėje platformoje per daugelį metų sukaupta individuali kainodaros ir patvirtinimo logika, tai yra argumentas integruoti, o ne keisti.
Aviacijos paslaugų duomenys neretai keičiasi jau po fakto – iš naujo išduodami važtaraščiai, koreguojami kiekiai ar kainos. Patikima sąskaitų integracija turi leisti tai atlikti neprarandant pakeitimų istorijos. Įrašų atšaukimas ir susiejimas, senų bei naujų reikšmių išsaugojimas ir nekintantis degalų pylimo važtaraščio numeris – tai mechanizmai, leidžiantys sąskaitą aiškiai pagrįsti audito metu.
Pigiausia vieta aptikti sąskaitų išrašymo klaidą yra dar prieš duomenims paliekant operacinę sistemą. Neįkainotų degalų pylimo įrašų sustabdymas šaltinyje ir atsakingų darbuotojų informavimas leidžia išvengti visos grupės vėlesnių sąskaitų korekcijų.
Tas pats modelis – operacinė platforma, ERP kaip finansų sistema ir kontroliuojama integracija su patvirtinimu, užrakinimu bei audito istorija – tinka oro linijų paslaugų apskaitai, oro uostų paslaugų teikėjams ir kitoms aviacijos veikloms, kur paslaugos parduodamos pagal skrydį, orlaivio aptarnavimo ciklą ar laikotarpį. Apie operacinę platformą plačiau skaitykite mūsų oro uosto antžeminio aptarnavimo ir degalų pylimo programinės įrangos sėkmės istorijoje.
„Agmis“ projektuoja ir kuria integracijas tarp aviacijos operacinių sistemų ir „Microsoft Dynamics 365 Business Central“, įskaitant kainodaros, patvirtinimo ir audito istorijos kontrolę, kuri užtikrina patikimą sąskaitų išrašymą. Aptarkime, koks sprendimas tiktų jūsų veiklai.
Susitarti dėl konsultacijosSujungti operacinę platformą su „Business Central“ – tik pusė darbo. Tikroji vertė slypi aplink integraciją sukurtame sąskaitų išrašymo procese: kainodaros kontrolėje, patvirtinime, įrašų užrakinime ir pataisymų istorijoje, kuri išlieka aiški net audito metu.
„Agmis“ dirba su aviacijos klientų jau naudojamomis operacinėmis platformomis ir jose esančia individualia logika, nereikalaudama pirmiausia visko kurti iš naujo.
Patvirtinimas prieš siunčiant, automatinis užrakinimas, atšaukiami ir susiejami pataisymai bei kainodaros kontrolė – tai mechanizmai, dėl kurių integracija tampa naudinga finansų komandai, o ne tik techniškai įgyvendinama IT požiūriu.
Pirmiausia įgyvendinus pagrindinę integraciją, o vėliau po vieną prijungiant atskiras paslaugų rūšis, klientas kiekviename etape gaudavo veikiančią ir patikrintą sąskaitų išrašymo dalį, nereikėjo stabdyti operacinės sistemos.
„Agmis“ inžinieriai yra kūrę antžeminio aptarnavimo ir degalų pylimo programinę įrangą aviacijos veiklai, todėl skirtingų paslaugų kainodaros ir patvirtinimo procesai mums gerai pažįstami.