GPS maršrutų valdymo mobilioji programėlė socialinių paslaugų darbuotojams

Mobilieji sprendimai • Socialinės paslaugos • GPS patvirtinimas

GPS maršrutų valdymo mobilioji programėlė socialinių paslaugų darbuotojams

„Agmis“ sukūrė mobilią vizitų valdymo, patvirtinimo ir koordinavimo sistemą, kuri padeda socialinių paslaugų komandoms teikti pagalbą efektyviau, skaidriau ir laikantis institucijų kokybės standartų, kartu mažinant administracinę naštą tiesiogiai su paslaugų gavėjais dirbantiems darbuotojams.

Socialinis iššūkis

Pagalbos teikimas sudėtingomis sąlygomis

Socialinių paslaugų centrai visoje Lietuvoje teikia būtinas paslaugas namuose vyresnio amžiaus žmonėms, žmonėms su negalia ir šeimoms, kurioms reikalinga pagalba. Šios paslaugos apima kasdienę pagalbą, pagalbą buityje, palydėjimą į gydymo įstaigas, su vaistais susijusias užduotis ir konsultavimą dėl socialinės paramos bei išmokų.

Praktikoje šis darbas yra sudėtingas. Socialiniai darbuotojai dažnai susiduria su dideliu darbo krūviu, darbuotojų trūkumu ir plačia geografine aptarnavimo teritorija – ypač kaimo ar labiau išsibarsčiusiose vietovėse. Kasdienių maršrutų koordinavimas, vizitų dokumentavimas ir privalomų ataskaitų pildymas gali užimti nemažai laiko, kurį būtų galima skirti žmonėms, kuriems reikalinga pagalba.

Viešosios įstaigos taip pat turi užtikrinti aukštus paslaugų standartus, skaidrų dokumentavimą ir tikslias ataskaitas auditams, finansavimo pagrindimui bei bendradarbiavimui tarp institucijų. Nuosekliai tai užtikrinti rankiniais procesais yra sudėtinga.

Veiklos iššūkiai

Kai rankiniai procesai riboja paslaugų kokybę

Neefektyvus maršrutų planavimas

Be skaitmeninio koordinavimo darbuotojai gali per daug laiko praleisti kelionėse, todėl per ribotas darbo valandas tampa sunkiau aplankyti visus suplanuotus paslaugų gavėjus.

Didelė administracinė našta

Rankiniu būdu pildomi kelionių žurnalai, vizitų ataskaitos, atstumų skaičiavimai ir popieriniai dokumentai sukuria didelę papildomą administracinę naštą darbuotojams.

Ribotas koordinavimas realiuoju laiku

Vadovams trūksta aktualios informacijos apie dienos darbus vietoje, todėl sudėtingiau koreguoti planus, perskirstyti užduotis ar reaguoti į dienos metu atsiradusius pokyčius.

Fragmentuota dokumentacija

Vizitų duomenys, nuvažiuoti kilometrai ir papildomos atliktos užduotys dažnai registruojami atskirai, todėl sudėtingėja sąnaudų kontrolė, ataskaitų rengimas ir išteklių planavimas.

Mūsų sprendimas

Mobilioji platforma efektyvesniam darbui vietoje

Vizitų patvirtinimas naudojant GPS: Darbuotojui pradėjus ir baigus vizitą, jis automatiškai susiejamas su vietos ir laiko duomenimis. Taip užtikrinami tikslūs įrašai be papildomų veiksmų darbuotojams.

Optimizuotas maršrutų planavimas: Dienos vizitų grafikai ir klientų adresai importuojami iš jau naudojamų sistemų per „Excel“, todėl galima efektyviau planuoti maršrutus – tai ypač svarbu, kai darbuotojų ištekliai riboti.

Vizito metu atliktų užduočių registravimas: Socialiniai darbuotojai gali lengvai pažymėti papildomas vizito metu atliktas užduotis, todėl visos suteiktos paslaugos yra tinkamai dokumentuojamos.

Automatinis atstumo ir kelionių fiksavimas: Naudodama GPS duomenis sistema apskaičiuoja nuvažiuotus atstumus ir aplankytas vietas, todėl nebereikia rankiniu būdu pildyti kelionės lapų ar ridos ataskaitų.

Grafikų suderinimas ir koordinavimas: Vizitų laikas susiejamas su suplanuotais grafikais, todėl vadovai gali lengviau koordinuoti darbo krūvius ir realistiškai paskirstyti užduotis.

Mobiliesiems įrenginiams pritaikytas sprendimas: Programėlė sukurta „Android“ įrenginiams, kuriuos naudoja vietoje dirbantys darbuotojai, ir patikimai veikia tiek miestuose, tiek kaimo vietovėse, kur teikiamos socialinės paslaugos.

Pagrindinis tikslas

Daugiau dėmesio pagalbai, mažiau – dokumentams

Vizitų dokumentavimo ir kelionių apskaitos automatizavimas leidžia darbuotojams daugiau dėmesio skirti pačioms paslaugoms

Pagrindinės funkcijos

Sukurta realiam darbui vietoje

Vizitų ir maršrutų fiksavimas naudojant GPS

Automatiškai fiksuojamos vizitų vietos ir maršrutai be rankinio duomenų įvedimo. Taip tiksliai dokumentuojamas darbuotojų darbas vietoje ir kartu mažinama socialinių darbuotojų administracinė našta.

Grafikų sinchronizavimas

Vizitų grafikai ir klientų duomenys importuojami iš jau naudojamų administracinių sistemų, todėl darbuotojai gali matyti dienos užduotis, o suplanuotos paslaugos lengviau suderinamos su realiai atliktais vizitais.

Užduočių registravimas vizito metu

Darbuotojai gali greitai užregistruoti atliktas ir papildomas užduotis vizito metu, todėl visos suteiktos paslaugos dokumentuojamos skaidriai ir išlieka prieinamos tolesnei analizei bei ataskaitoms.

Automatinės ataskaitos ir veikimas esant nestabiliam ryšiui

Naudodama GPS duomenis sistema apskaičiuoja nuvažiuotus atstumus, vizitų trukmę ir darbo krūvius bei generuoja standartizuotas ataskaitas. Duomenys patikimai fiksuojami net vietovėse, kur interneto ryšys nepastovus, o ryšiui atsistačius automatiškai sinchronizuojami.

Rezultatas

Geresnis paslaugų teikimas gyventojams ir patogesnis darbas darbuotojams

Daugiau laiko žmonėms

Atsisakius rankinio ataskaitų ir kelionių žurnalų pildymo, socialiniai darbuotojai mažiau laiko skiria administravimui ir daugiau – tiesioginei pagalbai bei priežiūrai žmonėms, kuriems jos labiausiai reikia.

Geresnis planavimas ir paslaugų prieinamumas

Optimizuoti maršrutai ir geresnis koordinavimas padeda komandoms patikimiau aplankyti visus suplanuotus paslaugų gavėjus net tada, kai darbuotojų skaičius ribotas, o aptarnaujamos teritorijos yra kaimiškos ar geografiškai išsibarsčiusios.

Skaidrūs ir auditui parengti duomenys

Institucijos gauna nuoseklią ir patikrinamą dokumentaciją, reikalingą atitikties reikalavimams, finansavimo paskirstymui ir paslaugų kokybės užtikrinimui.

Sąnaudų kontrolė ir išteklių planavimas

Užfiksuoti vizitai, nuvažiuoti atstumai ir papildomos užduotys leidžia organizacijoms tiksliau stebėti sąnaudas ir iš anksto planuoti būsimiems poreikiams reikalingus išteklius.

Aiški ir darbuotojams papildomos naštos nekelianti atskaitomybė

Sistema padeda organizacijai užtikrinti aukštus paslaugų standartus, suteikdama aiškią struktūrą ir skaidrumą, tačiau nesukurdama papildomos administracinės naštos tiesiogiai su žmonėmis dirbantiems darbuotojams.

Kodėl tai svarbu

Technologijos, stiprinančios viešąsias paslaugas

Šio sprendimo tikslas nėra darbuotojų stebėjimas – jis sukurtas padėti specialistams, užtikrinti organizacijos atsakomybę ir palaikyti nuoseklią paslaugų kokybę sudėtingomis darbo sąlygomis.

Pasitikėjimas per išmanesnį koordinavimą

Sistema padeda socialiniams darbuotojams daugiau dėmesio skirti kokybiškam paslaugų teikimui, efektyviau koordinuoti vizitus ir maršrutus bei nesukuria papildomos administracinės naštos.

Lengvai plečiama veiklos kontrolė

Augant socialinių paslaugų poreikiui, GPS pagrįstas vizitų patvirtinimas padeda užtikrinti patikimą paslaugų aprėptį ir aukštus kokybės standartus, proporcingai nedidinant priežiūrą vykdančių darbuotojų skaičiaus.

Lankstus pritaikymo modelis

Sprendimas gali būti pritaikytas įvairioms išvažiuojamosioms paslaugoms – sveikatos priežiūrai namuose, pagalbai senjorams, paslaugoms žmonėms su negalia ar vaikų gerovės srityje – visur, kur struktūruotas planavimas gali padidinti veiklos efektyvumą.

Orumas teikiant pagalbą

Kiekvienas užfiksuotas vizitas reiškia suteiktą paslaugą. Technologijos padeda darbuotojams pagalbą teikti nuosekliai, efektyviai ir pagarbiai žmonėms, kurie priklauso nuo socialinių paslaugų.